Gehaltsabrechnung

Verfolgen Sie die Vergütung der Kursleiter automatisch anhand der von ihnen unterrichteten Kurse. BailaYa ermittelt die Arbeitsstunden aus Ihrem Kursplan — kein manuelles Ein- und Ausstempeln oder Stundenzettel erforderlich. Legen Sie einen Vergütungssatz pro Teammitglied fest, und das System berechnet die Bezahlung jedes Mal, wenn ein Kurs stattfindet.

So funktioniert es

1. Vergütungssätze festlegen für jeden Kursleiter oder Mitarbeiter.
2. Kurse laufen wie gewohnt — wenn der erste Teilnehmer eincheckt, werden die Stunden des Kursleiters automatisch erfasst.
3. Privatstunden werden erfasst, wenn sie als abgeschlossen markiert werden.
4. Erstellen Sie einen Gehaltsabrechnungsbericht für einen beliebigen Zeitraum, um Stunden, Kurse, Teilnehmer und die berechnete Vergütung einzusehen.
5. Export als CSV für Ihre Buchhaltungssoftware (kompatibel mit ADP, QuickBooks, Paychex, Xero).

Keine zusätzlichen Schritte für Kursleiter. Keine Stempeluhr. Keine Stundenzettel zum Ausfüllen.

Vergütungssätze konfigurieren

Gehen Sie zu Einstellungen → Gehaltsabrechnung (nur für Inhaber und Administratoren sichtbar).

Jedes Teammitglied kann einen von vier Vergütungstypen haben:

Vergütungstyp	Funktionsweise	Beispiel
Pro Kurs	Pauschale für jeden unterrichteten Kurs	$50 pro Kurs
Pro Stunde	Satz multipliziert mit der Kursdauer	$30/Std. × 1,5 Stunden = $45
Pro Teilnehmer	Satz multipliziert mit den eingeschriebenen Teilnehmern	$5/Teilnehmer × 12 Teilnehmer = $60
Provision	Prozentsatz des Kursumsatzes pro Teilnehmer	10% von ($20 × 12 Teilnehmer) = $24

So legen Sie einen Vergütungssatz fest:

1. Suchen Sie das Teammitglied in der Vergütungsliste.
2. Wählen Sie den Vergütungstyp aus dem Dropdown-Menü.
3. Geben Sie den Betrag des Satzes ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

tipp

Pro Kurs ist die einfachste Option und funktioniert für die meisten Studios gut. Verwenden Sie Pro Teilnehmer, wenn Sie Kursleiter motivieren möchten, die Teilnehmerzahl ihrer Kurse zu steigern.

Automatische Zeiterfassung

Wenn der erste Teilnehmer in einen Kurs eincheckt, erstellt BailaYa automatisch einen Zeiteintrag für den Kursleiter mit:

• Einstempeln = geplante Kursbeginnzeit
• Ausstempeln = geplante Kursendzeit
• Dauer = berechnet aus dem Kursplan
• Teilnehmeranzahl = Gesamtzahl der eingeschriebenen Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt
• Vergütung = berechnet auf Basis des konfigurierten Satzes des Kursleiters

Dies geschieht vollautomatisch und idempotent — wenn mehrere Teilnehmer einchecken, wird nur ein Zeiteintrag für den Kursleiter erstellt.

Privatstunden

Wenn eine Privatstunde als Abgeschlossen markiert wird, wird ein Zeiteintrag für den Kursleiter erstellt, basierend auf der geplanten Zeit der Stunde und dem Vergütungssatz des Kursleiters.

Gehaltsabrechnungsbericht

Gehen Sie zu Einstellungen → Gehaltsabrechnung → Bericht, um eine Zusammenfassung der Gehaltsabrechnung zu erstellen.

Filteroptionen

• Zeitraum — wählen Sie ein Start- und Enddatum
• Teammitglied — filtern Sie nach einem bestimmten Kursleiter oder zeigen Sie alle an

Berichtsinhalte

Der Bericht zeigt einen Abschnitt pro Teammitglied mit:

Spalte	Beschreibung
Teammitglied	Name und E-Mail-Adresse des Kursleiters
Gesamtstunden	Summe aller Kursdauern im Zeitraum
Unterrichtete Kurse	Anzahl der Gruppen- und Privatstunden
Gesamtzahl Teilnehmer	Summe aller eingeschriebenen Teilnehmer über alle Kurse
Gesamtvergütung	Berechnete Vergütung für den Zeitraum

Sie können jedes Teammitglied aufklappen, um einzelne Einträge mit Datum, Kursname, Dauer, Teilnehmeranzahl und Vergütung pro Kurs einzusehen.

CSV-Export

Klicken Sie auf CSV exportieren, um den Bericht herunterzuladen. Die CSV-Datei enthält:

Employee Name, Email, Total Hours, Total Classes, Total Students, Pay Type, Rate, Total Pay

Dieses Format ist mit den meisten Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogrammen kompatibel.

Beispiele

Studio mit pauschal vergüteten Kursleitern

• Salsa-Kursleiter: Pro Kurs zu $60
• Unterrichtet 4 Kurse/Woche × 4 Wochen = 16 Kurse
• Monatliche Vergütung: $960

Studio mit Teilnehmer-Anreizmodell

• Bachata-Kursleiter: Pro Teilnehmer zu $4
• Unterrichtet 3 Kurse/Woche, durchschnittlich 15 Teilnehmer pro Kurs
• 3 × 15 × 4 Wochen = 180 Teilnehmer-Sitzungen
• Monatliche Vergütung: $720

Studio mit stundenweise vergüteten Kursleitern

• Contemporary-Kursleiter: Pro Stunde zu $35
• Unterrichtet 5 Kurse/Woche, je 1,5 Stunden
• 5 × 1,5 × 4 = 30 Stunden
• Monatliche Vergütung: $1.050

Wichtige Hinweise

• Zeiteinträge werden einmal pro Kurs erstellt (beim ersten Teilnehmer-Check-in). Sie können nicht dupliziert werden.
• Wenn keine Teilnehmer einchecken, wird kein Zeiteintrag erstellt (der Kurs hat faktisch nicht stattgefunden).
• Eine Änderung des Vergütungssatzes betrifft nur zukünftige Zeiteinträge — bestehende Einträge behalten den Satz, der zum Zeitpunkt der Erfassung galt.
• Kursleiter müssen nichts zusätzlich tun — das System nutzt den Kursplan, dem sie bereits zugewiesen sind.
• Nur Inhaber und Administratoren können die Gehaltsabrechnung einsehen und verwalten.

API-Referenz

Endpoint	Methode	Beschreibung
/api/payroll/pay-rates	GET	Listet alle Teammitglieder mit Vergütungssätzen auf (Inhaber/Admin)
/api/payroll/pay-rates/:teamMemberId	PUT	Legt den Vergütungssatz für ein Teammitglied fest (Inhaber/Admin)
/api/payroll/report	GET	Erstellt einen Gehaltsabrechnungsbericht mit optionalem CSV-Export (Inhaber/Admin)

Abfrageparameter des Berichts

Parameter	Erforderlich	Beschreibung
startDate	Ja	Beginn des Zeitraums (YYYY-MM-DD)
endDate	Ja	Ende des Zeitraums (YYYY-MM-DD)
teamMemberId	Nein	Nach bestimmtem Teammitglied filtern
format	Nein	json (Standard) oder csv